株式会社シルフィード

個人情報保護 security

プライバシーポリシー(個人情報保護方針)

  • 第1条 個人情報の取得と利用及び提供 当社は事業の内容及び規模を考慮し、(ウェブサイト企画・制作・運営/インターネットサーバーレンタルサービス等)利用目的を明確にした上で取得し、目的の範囲内に限り、個人情報を利用・提供します。個人情報保護管理者の責任において、利用目的を逸脱した利用が行われないための運用手順を活用し、管理します。 また、利用目的の範囲を超えて個人情報の利用及び提供を行わないよう、社内の管理体制の整備及び安全管理措置を講じます。
  • 第2条 法令・規範の遵守 当社は、個人情報の取扱いに関する法令(個人情報保護法等)、国が定める指針、地方自治体及び業界のガイドライン、その他の規範を遵守致します。
  • 第3条 個人情報の適性・安全管理 個人情報の管理は、厳重に行うこととし、お客さまにご承諾いただいた場合又は法令に基づく場合を除き、第三者に対しデータを開示・提供することはいたしません。また個人情報の漏えい、滅失又はき損を防ぐため、安全管理措置を規定し厳重に管理いたします。また問題発生の予防のための手順を設け実施するとともに、万が一の問題発生に対しては速やかに再発防止のための是正対策を講じ、公表致します。
  • 第4条 問合せ・苦情への対応 当社は、保有する個人情報に対するお問合せや苦情に対して、受付、対応の体制と手順を整備し、迅速に対応いたします。 担当者 苦情・相談窓口 連絡先 電話番号 022-217-8284 Fax番号 022-217-8153 E-mail:info@sipheed.jp
  • 第5条 個人情報保護マネジメントシステムの構築・継続的改善 当社は、個人情報保護に関する管理の体制と仕組みについて、JISQ15001:2017年規格に基づき構築し、社内に周知徹底されて、さらなる継続的改善を実施いたします。 そのために当社では、従業者に対し、定期的な教育訓練を実施致します。併せて、遵守状況を確認するために監査を実施し、是正処置・予防処置も行います。

制定日 2009年11月1日
改訂日 2010年8月1日
改訂日 2011年3月1日
改訂日 2013年4月1日
改訂日 2017年1月11日
株式会社シルフィード 代表取締役 秦 直紀

「株式会社シルフィードの個人情報の取扱いについて」

事業所の名称  株式会社シルフィード
個人情報保護管理者の氏名又は役職  代表取締役社長 秦 直紀
担当者 お客様ご相談窓口
連絡先 電話番号 022-217-8284 Fax番号 022-217-8153 E-mail:info@sipheed.jp
1.個人情報の利用目的
個人情報種類 利用目的
レンタルサーバ業務 サービスの申込書(会社名、住所、担当者名、電話番号、Fax番号、メールアドレス)、お客様に対する当社からの問い合わせ、ご案内、問題発生時連絡
シナジーマーケティング代理申込業務 サービスの申込書(会社名、住所、担当者名、電話番号、Fax番号、メールアドレス)、シナジーマーケティングの申込、お客様からの問い合わせ、問題発生時連絡、提供はシナジーマーケティング以外いたしません
従業者個人情報 入社退社時の手続き業務、人事管理、労務管理、賃金支払、健康安全管理、業務管理の為等 従業者の個人情報は、入社時の「従業者個人情報取扱い同意書」に基づき利用しています。
採用応募者個人情報 採用選考業務・連絡業務の為
当社の退職者等の個人情報 当社に以前お勤め頂き、現在退職されている退職者の方々の預かりしております個人情報は、官公庁等からの調査及び当社からの緊急ご連絡等の利用目的の範囲内で利用させて頂きます。
2.個人情報の共同利用
  • ①当社は、代理店業務(シナジーマーケティング代理申込業務)に関して、申込用紙は共同利用しますが、代理店の目的以外には使用いたしません。
  • ②代理申込業務の開示に関しては、委託元との契約に基づき、委託元から案内いたします。
  • ③ただし開示申込先等のご案内に関しましては、委託元又は開示本人の承認の元に当社からご案内することが有ります。
3.個人情報の第三者提供
個人情報の「第三者提供」に関して 当社は預かりしたお客様の個人情報は、安全かつ適切に管理し、以下の法令等に基づく場合を除いて、代理店業務の契約した企業以外本人の同意なく第三者への開示、提供することはありません。
  • ご本人の同意がある場合
  • 法令等により要求されている場合
  • 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合
  • 公衆衛生の向上、児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合。
  • 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合。
4.個人情報の取扱いの委託
当社は情報処理等を目的に、機密保持契約を締結した委託業者に、お客様の個人情報を委託する場合があります。当社は委託する場合には委託先の管理及び厳正な監督をいたします。
5.個人情報の安全管理
個人情報の保護と管理について 当社は、お預かりした個人情報について、不正アクセス、紛失破壊、漏えい、改ざん等を防止するために、適正な安全管理を講じております。
6.個人情報の提供に関わる任意性
個人情報を当社に提供されるか否かはご自身のご判断によります。強いて提供していただくものではありません。 しかしながら、ご提供いただけなかった場合、当社の業務、サービスが履行できなくなるおそれがありますので予めご了承下さい。
7.個人情報の開示請求に関して
当社がお預かりしている個人情報に関して、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、及び第三者への提供に関する記録の開示のご請求及び質問や苦情に関しては、「開示等の手続きについてのご案内」のページにてご確認願います。

「開示等の手続きについてのご案内」

株式会社シルフィード 苦情・相談窓口

当社では、個人情報の保護に関する法律及び内部規程に従い、当社が保有しております保有個人データ(※)について、「利用目的の通知」、「開示」、「訂正」、「追加」、「削除」、「利用の停止」、「消去」、「第三者への提供の停止」、「第三者への提供に関する記録の開示」(以下、これらを「開示等」といいます。)の請求手続きの方法についてご案内致します。 (※なお、当社の従業者については、個人情報保護管理者までご連絡下さい。別途ご案内を致します。) ※保有個人データの定義 当社が本人又はその代理人から請求される開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、等の全てに応じることの権限を有する個人データで、その存否が明らかになることにより、公益その他の利益が害されるものとして政令で定めるもの以外のもの
保有個人データの利用目的
個人情報種類 利用目的
従業者個人情報 入社退社時の手続き業務、人事管理、労務管理、賃金支払、健康安全管理、業務管理の為等 従業者の個人情報は、入社時の「従業者個人情報取扱い同意書」に基づき利用しています。
採用応募者個人情報 採用選考業務・連絡業務の為
当社の退職者等の個人情報 当社に以前お勤め頂き、現在退職されている退職者の方々の預かりしております個人情報は、官公庁等からの調査及び当社からの緊急ご連絡等の利用目的の範囲内で利用させて頂きます。
1.開示等のご請求方法
(1)以下の方法により、開示等に関する請求書面をご入手いただけます。
方法-1
下記の宛先までお電話下さい。お伺い致しましたご住所宛に開示等に関する請求書を郵送します。
方法-2
下記宛先までE-Mailをお送り下さい。なおその際は、以下の項目のご記入をお願い致します。 ・件名:「開示等の請求書面入手の件」 ・本文:①ご希望の開示等の種類 ②ご住所 ③ご氏名(ふりがな) ④電話番号を明記して下さい。明記いただいたご住所に開示等に関する請求書を郵送します。
方法-3
当社までご来社下さい。請求書面をお渡し致します。 ※なお、本案内を事前にお読みいただき、手続きに必要な本人確認のための書類、 印鑑をご持参されている場合には、そのまま受付致します。
方法-4
右よりご請求書をダウンロードできます。 : 「個人情報に関する開示等のご請求書
※なお、当社所定の書面以外は対応をしておりません。
(2)本人が開示等の請求をする場合ご用意していただくもの
(ⅰ) いずれか 運転免許証のコピー 本籍地の部分は不要です。紙を貼ってコピーする等してください
旅券(パスポート) 住所が記載されているもの
印鑑登録証明証(+請求書への実印捺印) 発行日から3ケ月以内のもの
外国人登録証明証のコピー 外国人の場合
弁護士登録番号 任意代理人が請求する場合で、任意代理人が弁護士の場合
(ⅱ) a1点 + b1点 a.各種保険の被保険者証
a.年金手帳のコピー
b.住民票 発行日から3ケ月以内のもの、本籍は不要
b.公共料金の領収書 電気・ガス・水道・NHKいずれか、3ケ月以内のもの
個人番号、特定個人情報の開示等の場合は、次の書類を確認する。 ・個人番号カード ・運転免許証またはパスポート等顔写真付き証明書1点 ・健康保険被保険者証、年金手帳、住民票等顔写真無し証明書2点

(3)法定代理人が開示等の請求をする場合

上記(2)の書類の他に、法定代理人であることの証明できる書類下記よりいずれか1点をご用意下さい。

・戸籍謄本 ・戸籍抄本 ・登記事項証明書 (本籍地の部分は不要です。)

(4)任意代理人が開示等の請求をする場合

上記(2)書類の他に、以下の書類をご用意下さい。

・本人からの委任状 「委任状」 ←こちらよりダウンロードして下さい ・その委任状に押印されている印影の印鑑証明書 ※重要:運転免許証等本籍地記載のものをご利用の際はお手数でも本籍地を消してご提出ください。
(5)送付先
封筒に「開示等請求書面 在中」と明記の上、必要事項を記入した請求書面と本人確認のための書類を同封し、下記宛先までお送り下さい。

[開示等のご請求の宛先] 株式会社シルフィード 苦情・相談窓口
住所:仙台市青葉区五橋1-4-30 五橋ビジネスセンタービル9F
担当者:お客様ご相談窓口責任者
TEL:022-217-8284 FAX:022-217-8153 E-Mail:info@silpheed.jp
お問い合わせ受付時間:平日9:00~17:00
(※土・日・祝祭日・当社規定の休日は対応しておりませんので、ご了承下さい)

2.手数料
利用目的の通知または開示請求の場合、手数料500円を徴収します。ゆうちょ銀行発行「定額小為替証書」を書類に同封してください。
3.開示等の結果のご報告
開示等の請求に関する書類一式が完全な状態で当社に到着してから7日以内(※注1)に、請求書面で選択した方法により、ご回答申し上げます。また、請求内容に応じない場合(※注2)は、その理由を通知致します。(本人確認のための書類について、ご返却をご希望された方には同封して返却致します。)

(※注1)

当社の業務上やむをえない事情がある場合は、回答が遅れる場合もありますのであらかじめご了承ください。

(※注2)

①以下の項目のいずれかに該当する場合は、対応できません。

  • 開示等に関する請求書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所・当社の登録されている住所が一致しないときなど本人が確認できない場合
  • 所定の請求書面、本人確認のための書類に不備があった場合
  • 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
  • 開示等の請求の対象が開示対象個人情報に該当しない場合
  • 対象となる開示対象個人情報そのものが存在しない場合

②利用目的の通知に関して、以下の項目のいずれかに該当する場合は、通知できません。

  • 利用目的を本人に通知し、又は公表することによって本人又は第三者の生命、身体財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
  • 利用目的を本人に通知し,又は公表することによって当社の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
  • 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
  • 本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合

③開示に関して、以下の項目のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示できません。

  • 本人又は第三者の生命、身体財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
  • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • 法令に違反する場合

④訂正・追加・削除に関して、以下の項目のいずれかに該当する場合は、対応しておりません。

  • 誤りとの指摘が正しくない場合
  • 訂正等の対象が事実ではなく、評価に関する情報である場合。

⑤利用の停止・消去・第三者への提供の停止に関して、以下の項目のいずれかに該当する場合は、対応しておりません。

  • 本人又は第三者の生命、身体財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
  • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • 法令に違反する場合
4.保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先
上記の[開示等のご請求の宛先]までお申し付け下さい
5.保有個人データの安全管理のために講じた措置
(1)基本方針の策定。
  • 個人情報の適正な取扱いの確保のため「関係法令・ガイドライン等の遵守」,「問い合わせ及び苦情処理の窓口」等についての「個人情報保護方針」を策定
(2) 個人データの取扱いに係る規律の整備
  • 取得,利用,保存,提供,削除・廃棄等に段階ごとに,取得方法,責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱規程を策定
(3) 組織的安全管理措置
  • 個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに,個人情報を取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人情報の範囲を明確化し,法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備
  • 個人情報の取扱状況について,定期的に自己点検を実施するとともに,他部門や外部の者による監査を実施
(4) 人的安全管理措置
  • 個人情報の取扱いに関する留意事項について,従業者に定期的な研修を実施
  • 個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に記載
(5) 物理的安全管理措置
  • 個人情報を取り扱う区域において,従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに,権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止するための措置を実施
  • 個人情報を取り扱う機器,電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに,事業所内の移動を含め,当該機器,電子媒体等を持ち運ぶ場合,容易に個人情報が判明しないよう措置を実施
(6) 技術的安全管理措置
  • アクセス制御を実施して,担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定
  • 個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入
(7) 外的環境の把握
  • 個人情報を保管している国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施
6.利用目的
ご記入いただいた請求書面及びご提出いただいた本人確認のための書類は、手続き業務及びその結果の回答の送付に必要な範囲内でのみ利用いたします。

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